Il consiglio comunale online, una guida per farlo in maniera efficace

Il nostro Paese sta facendo uno sforzo enorme per combattere questa grande emergenza sanitaria, si fermano i negozi, possono farlo le fabbriche, ma ciò che non può fermarsi è la democrazia perché è proprio nei momenti di crisi che si misura il suo stato di salute. Mentre in Parlamento è ancora acceso il dibattito sulla possibilità di riunirsi a distanza, questa è stata concessa dall’articolo 73 del decreto “Cura Italia” agli enti locali. Tanti, in ordine sparso stanno iniziando a organizzarsi e a sperimentare soluzioni adeguate per non fermarsi. Ad aprire le danze è stato il Comune di Bologna grazie all’impegno dell’intero consiglio presieduto da Luisa Guidone, seguito dal Piemonte dove L’ANCI regionale sta aiutando i comuni nella sperimentazione, e poi L’Aquila, Termoli, Nocera Superiore e tanti altri. Insomma le iniziative si stanno diffondendo velocemente in tutto il Paese, segno della vitalità e della voglia di partecipare che contraddistingue gli amministratori locali. 

Per questo abbiamo preparato una serie di consigli, tool e strumenti utili per consentire alle istituzioni più vicine al cittadino di poter continuare al meglio la propria attività grazie all’aiuto della tecnologia.

Definire le modalità per lo svolgimento delle sedute a distanza

In questa fase di emergenza e in assenza di previsione regolamentare è affidato al presidente del consiglio comunale, ove previsto, o al sindaco, il compito di fissare i criteri di trasparenza e tracciabilità delle riunioni e di individuare sistemi che garantiscano l’identificazione certa dei partecipanti. L’auspicio è che una volta passata la tempesta, la possibilità di svolgere riunioni a distanza in caso di necessità venga prevista in tutti i regolamenti degli enti locali.

La convocazione dei consigli comunali

Una buona pratica che tutti i comuni dovrebbero adottare è la trasmissione della convocazione e degli allegati per la seduta ai consiglieri tramite l’invio telematico per posta certificata, modalità equiparata dal codice dell’amministrazione digitale alla notifica a mezzo posta ordinaria, una scelta non solo più veloce e efficace ma anche più ecologica e sostenibile.

I software per videoconferenze

Per poter celebrare un consiglio comunale a distanza, il software per le videoconferenze deve consentire ai cittadini di poter seguire dal vivo i lavori o farlo successivamente una volta registrati. Tante le alternative presenti sul mercato, qui tratteremo alcune di quelle scelte dai comuni che hanno iniziato la sperimentazione.

Bologna – Google hangouts Meet

Google hangouts Meet sembra candidarsi come uno degli strumenti ideali e più affidabili per lo svolgimento dei consigli comunali ed è stata infatti la soluzione scelta anche dal Comune di Bologna. Si tratta di software per videoconferenze che dà la possibilità di creare in modo semplice riunioni virtuali a cui possono partecipare fino a 250 persone. Inoltre consente la trasmissione in streaming delle riunioni (ad esempio sul canale youtube del Comune) garantendo la visione fino a 100.000 spettatori. 

Anci Piemonte – Gotomeeting

In Piemonte è partita la sperimentazione della piattaforma Gotomeeting messa a disposizione dalla sezione regionale dell’ANCI gratuitamente per tutti i comuni.
Questo software promette una qualità video in alta definizione pensata per migliorare il risultato delle Webcam, consente di presentare documenti, slide, materiali e di personalizzare il link di accesso per i visitatori.

Consultare i cittadini – La piattaforma ParteciPa

I Sindaci e i consiglieri comunali sono i politici che più di tutti basano la propria azione sul confronto costante con i cittadini e facendo di necessità virtù, questa potrebbe essere l’occasione per esplorare nuove forme di confronto digitale con la cittadinanza. Il Governo a dicembre ha lanciato la piattaforma “ParteciPa”, un portale dagli obiettivi davvero ambiziosi che cerca di riordinare e racchiudere tutta la galassia di iniziative di coinvolgimento dei cittadini e dei portatori di interessi lanciate negli anni dai diversi enti pubblici.
La piattaforma consente a qualsiasi ente pubblico di consultare i cittadini – ad esempio per definire i budget di bilancio, per il riutilizzo di spazi urbani o per qualsiasi altra decisione da prendere – agevolando così il confronto digitale tra istituzioni e cittadinanza.

Comunicare nell’emergenza- vademecum per i sindaci ai tempi dell’ansia collettiva

Un altro aspetto a cui prestare massima attenzione, un terreno davvero scivoloso, è quello della comunicazione di crisi. Una scelta sbagliata, un messaggio percepito come poco trasparente o poco tempestivo potrebbe creare gravi danni alle istituzioni e scatenare il panico tra i cittadini. L’agenzia di comunicazione Proforma ha elaborato per ANCI una guida con l’obiettivo di fornire ai comuni degli strumenti per la comunicazione in situazioni difficili. Tanti gli spunti che si possono trovare al suo interno per provare a far fronte alla difficoltà di comunicare con chiarezza, senza allarmismi e con senso di responsabilità.

Informarsi – La Gazzetta degli Enti Locali

Segnaliamo infine, uno strumento molto utile per ricevere tempestivamente tramite email tante news, indirizzi operativi e podcast sulle novità, sul diritto e sulle problematiche gestionali e organizzative degli Enti Locali. Questo servizio sarà offerto gratuitamente per due mesi, nell’ambito dell’ iniziativa solidarietà digitale, a tutte le amministrazioni pubbliche interessate. 
Le amministrazioni per richiedere il servizio possono compilare il seguente form e riceveranno una comunicazione di conferma con le credenziali di accesso.